xx公司对行政科采用非定额备用金制度，行政科为购买办公用品预借备用金1600元，预借时，财务部门根据借款凭证编制现金付款凭证，其会计分录为：

借：其他应收款——备用金（行政科）1600（借出去的现金）

贷：现金1600（现金借出，现金减少）

行政科购买办公用品1520元后凭发票和验收入库单到财务部门报销，交回多余现金80元，财务部门编制转帐凭证一张，其会计分录为：

借：管理费用1520（购买的办公用品为管理费用）

现金80（借出去的现金未用完部分收回

贷：其他应收款——备用金（行政科）1600（冲借方，结转掉，借出去的现金收回，出纳员收回多借的未用现金80元。）

如果行政科实际购买办公用品1780元，自己垫付了180元，则在报销时除按规定编制转帐凭证一张，其会计分录为：

借：管理费用1780（购买的办公用品为管理费用）

贷：其他应收款——备用金（行政科）1600（借出去的现金冲销）

现金180（还要付180元）

出纳员付给行政科现金180元，退还行政科经办人员其垫付的现金180元。