作为老内部审计，为什么要讲“预付账款”账户的会计处理呢？

好多财务人员使用这个账户很“规矩”，但我们查账时觉得很恶心，却又不能说人家做错了。

如果用不好这个账户，无论对审计人员，还是对财务人员来说，都非常不方便！

信息的清晰度，可理解性极差！

我这次不是讲，怎么样对这个账户进行审计。

重点讲财务人员应该怎么使用这个账户！应该注意些什么？还有怎么能把它用好？

1.先说什么是预付账款吧？

简单说，钱付出去了，货没收到。

企业购买东西的时候是需要用到这个账户的。与之相关的，还有“应付账款”账户。

应付账款指：货收到了，钱没付！

理论上，先付钱做预付账款，先收货做应付账款。

这样做是没有啥毛病！

但是，在实务中，对一个企业同时用两个科目，往来账会非常混乱！

无论是出具内部管理报表，还是查找某一企业的往来信息，都非常麻烦！

这种理论上的用法，在实务中，非常的不实用！

这也是我这次要讲的重点！

2.不要同时用预付账款和应付账款

不是说我们在科目设置的时候，不要设置这两个账户。

我讲的是对同一类业务，或者同一个供应商不要既有预付账款，也有应付账款。

最好，所有的采购合同类的付款全部走“预付账款”科目处理。

如果真不想用预付账款，那全部用应付账款也可以，用一个账户比同时用两个账户处理往来要好得多。

更进一步，就是用“预付账款”要比用“应付账款”账户要好得多！

因为预付账款是资产类的，应付账款是负债类的科目。

我们还是希望我们报表中资产多一点儿，所以用预付账款更好！

为什么非要用单一的账户来核算往来账呢？

这是为了方便查询供应商往来！顺便说一句，对客户的往来最好用“预收账款”科目！道理与这个相似。

举个例子说一下，这样做的好处吧！

有时候我们要查已经付了某个供应商多少钱？我们可以直接看“预付账款”下这个供应商的借方发生额就清楚了。

如果要看某个供应商给我们开了多少发票？直接看预付账款的贷方发生额就行了。

这样，一个科目，就把这个供应商开了多少票，付了多少钱，都理得清清楚楚！

当然，这要求我们也要规范做账，（1）每收到发票时，就做会计分录

借：成本或其他资产科目

贷：预付账款。

（2）每付一笔钱，就做会计分录

借：预付账款

贷：银行存款。

这样预付账款科目才会非常清晰。

非常方便我们核对会计入账信息和合同台帐信息，也有利于核对银行转账数据！

所以建议，对于采购类的全部要用预付账款来核算往来！

这样显得做帐非常干净，也显得财务人员非常老练。

我们做财务审计的时候，只要看他们往来账是怎么处理的，就知道这个财务人员的水平怎么样？

2.要把预付账款当成所有供应商付款的中间科目

这里告诉大家的是，如果一手交钱，一手交货，正常的会计处理是借：资产

贷：银行存款。

但是，我们不要这样做！

我们要分两步处理。

第一步

借：资产

贷：预付账款。

第二步

借：预付账款

贷：银行存款

为什么要把做帐搞这么复杂呢？

我们的目的还是只有一个，将某一个供应商，所有的往来都要集中在“预付账款”科目里面。

因为无论是资产账户还是银行存款账户，其附带的项目中，都不显示供应商名字。

只有在“预付账款”或“应付账款”这种往来账户上，才有显示往来单位名称。

我们在后续查账的时候，直接查预付账款账户，就能查到某个供应商所有的款项支付情况。

是不是非常清晰？

3.财务会计是门艺术

有些人觉得，这样处理是不是不符合财务操作规范？

完全是多虑了！

会计本身就是门艺术，不能当成严谨的科学，不是说某个业务必须怎么样做会计分录？

它本身就具有一定的灵活性！

所以才有了会计信息质量要求。

我们只要保证我们账务处理符合基本信息质量要求，就不能说我们做错了！

更别说，这样操作更加利于增强会计信息的可理解性，更便于管理报表的制作，便于往来对账，便于账表核对，账账核对！

其实质上是增强了会计信息质量！