备用金是企业拨付给企业内部用款单位或职工个人作为零星开支的备用款项。平时和大家交流的时候，悦报销小编发现大家对于备用金的管理以及报销的问题不太清楚，今天给大家系统讲一下。

什么是备用金?

企业有些部门平时的零星支出比较多，如果消费一次就申请一次费用，流程冗杂，效率低下。备用金制度可以在一定程度上解决这一问题：由企业拨给部门一定的金额，由专人管理，部门的开销从这份金额里预支，消费后报销。这部分拨来的金额就是备用金，每次报销完后要补充金额，回到最初的数值。

根据企业的管理制度不同，备用金制度主要分为定额备用金制度和非定额备用金制度。如果部门或员工经常消费的金额是差不多的，那么企业可以使用定额备用金制度，该额度必须是经过事先核定的符合实际的;如果部门或员工的零星支出较多，金额不定，可以制定非定额备用金制度。

备用金的特点

备用金是企业内部人员备作差旅费、零星采购、零星开支等的款项。

备用金通过基本户取现。一般户只能转账，不能取现；只有基本户才能用取现。

备用金取现限额是每天低于5万元。

备用金应指定专人负责管理，按照规定用途使用，不得转借给他人或挪作他用。

预算单位为办理日常零星开支，需要保持一定数量的库存备用金，一般不超过3～5天零星支付所需现金。

备用金使用需要注意的点

备用金每天虽有一定的限额，但总体限额是没有的。但需要注意：备用金过大过于频繁支出，会有税务风险。

备用金的报销需要正规发票进行，对退少补。

备用金会计分录怎么写

xx公司对行政科采用非定额备用金制度，行政科为购买办公用品预借备用金1600元，预借时，财务部门根据借款凭证编制现金付款凭证，其会计分录为：

借：其他应收款——备用金（行政科） 1600 （借出去的现金）

贷：现金 1600（现金借出，现金减少）

行政科购买办公用品1520元后凭发票和验收入库单到财务部门报销，交回多余现金80元，财务部门编制转帐凭证一张，其会计分录为：

借：管理费用 1520 （购买的办公用品为管理费用）

现金 80 （借出去的现金未用完部分收回

贷：其他应收款——备用金（行政科） 1600 （冲借方，结转掉，借出去的现金收回，出纳员收回多借的未用现金80元。）

如果行政科实际购买办公用品1780元，自己垫付了180元，则在报销时除按规定编制转帐凭证一张，其会计分录为：

借：管理费用 1780 （购买的办公用品为管理费用）

贷：其他应收款——备用金（行政科） 1600（借出去的现金冲销）

现金 180 （还要付180元）

出纳员付给行政科现金180元，退还行政科经办人员其垫付的现金180元。